Infomappe Ferienwohnung, Gästemappe erstellen + Vorlage

Eine gute Gästemappe bzw. Infomappe für Ihre Ferienwohnung, Ferienhaus, Appartementhaus oder Hotel ist nicht nur eine sehr praktische Sache für den Urlauber, sondern zeigt Ihrem Gast auch Ihre Wertschätzung.

Besonders natürlich, wenn sie liebevoll gestaltet ist und alle Informationen für einen so richtig gelungenen Urlaub in Ihrer Ferienwohnung enthält.

Sein Sie beim Erstellen und Gestalten der Infomappe für Ihre Ferienwohnung kreativ und stellen Sie die Infos so zusammen, dass Ihr Gast Freude dabei hat, die Mappe immer wieder durchzublättern.

Am besten eignet sich als Gästemappe ein Ringordner, da sich so alles ordentlich und systematisch einordnen lässt. Vor allem bietet er aber im Gegensatz zu einem gebundenen Buch den Vorteil, dass Seiten ausgetauscht und aktualisiert werden können.

Denn nichts ist wichtiger in einer Gästemappe als Aktualität.

Flyer, Broschüren, Stadtpläne und Wanderkarten finden unkompliziert in Klarsichtfolien Platz. 

UNSER  TIPP:

Achten Sie darauf, dass Ihre Infomappe für Ihre Ferienwohnung nicht zu mager, aber auch nicht zu überladen ist!

Eine perfekte Gästemappe macht dem Gast sein Urlaubsleben einfach und schön, erspart ihm mühsames Recherchieren und bietet ihm (unter anderem durch Insidertipps) die Möglichkeit, das beste aus seinem Aufenthalt herauszuholen.

Was darf aber nun in einer Gästemappe auf keinen Fall fehlen? –

#1. Ein herzliches Willkommen!

Eine gute Gästemappe beginnt mit einem kurzen persönlichen Willkommensbrief.

Damit geben Sie Ihrem Gast das Gefühl, dass er Ihnen wichtig ist.

Optimal wäre es, ihn darin tatsächlich mit seinem Namen anzusprechen, also den Brief mit der Hand zu schreiben, es müssen ja nicht mehr als ein paar Zeilen sein…

Alternativ können Sie am Computer einen Brief verfassen (in einer schönen Handschrift) und dann jeweils den richtigen Namen einsetzen und ausdrucken.

Schön ist es, wenn die Gästemappe auch etwas über die Geschichte Ihres Hauses (auch z.B. einen interessanten historischen Hintergrund) und gerne auch etwas über Sie selbst und ihren Bezug zum Haus.

Geben Sie dem Gast alle Infos rund um Ihre Ferienwohnung um sich in seinem Urlaubszuhause schnell einleben zu können.

Dazu gehört auch alles, was Sie ihm beim Check-In erzählt haben. Denn nach einer langen und anstrengenden Anreise kann man sich vielleicht nicht alles merken (bzw. müssen Sie Ihre Gäste so gar nicht gleich mit unnötig vielen Details überfordern).

Informieren Sie in der Mappe übersichtlich und kurz über alle Besonderheiten und Funktionen der Wohnung bzw. des Ferienhauses (z.B. Fernseher, Klimaanlage, WLAN etc.)

UNSER TIPP:

Auch die Betriebsanleitungen für elektrische Geräte sollten in der Ferienwohnung zu finden sein.

Auch die Hausregeln gehören in die Infomappe für Ihre Ferienwohnung. Hierbei ist es besonders wichtig, dass Sie auf die Formulierung achten und den richtigen – freundlichen – Ton treffen. 

Alle Infos zu Check-In und Check-Out-Zeiten müssen ebenso hinein. – Etwa: “Damit die nächsten Gäste zeitgerecht Ihre saubere Ferienwohnung beziehen können, bitten wir Sie Ihr Urlaubszuhause am Abreisetag bis spätestens 10.30 Uhr zu verlassen.”

#2. Einkaufen, Essen & Unterwegs

Machen Sie es Ihren Gästen leicht, sich in der neuen Umgebung schnell einzufinden und wohlzufühlen.

Da Ihre Gäste Selbstversorger sind, helfen Sie ihnen am besten mit umfangreichen Infos, was das Einkaufen betrifft.

Etwa, wo der nächste Supermarkt zu finden, ob es einen Wochenmarkt, wo es einen Bankomat gibt oder eine Apotheke.

Aber weil man im Urlaub auch nicht immer selbst kochen will, gehören unbedingt auch die schönsten Einkehrmöglichkeiten in der Umgebung in Ihre Gästemappe.

Denken Sie dabei nicht nur an Restaurants, sondern auch an Cafès, Wanderhütten, Strandbars etc. und haben Sie Ihre Zielgruppe im Auge (also  z.B.  familienfreundliche Restaurants oder hundefreundliche Lokale).

UNSER TIPP:

Sehr nett ist es auch, dem Urlauber im Rahmen der Gästemappe einen kleinen Einblick in die lokale Küche zu geben. Welche einheimischen Spezialitäten gibt es, wie werden diese zubereitet und in welchen Restaurants kann man sie verkosten?

Was das Unterwegs-Sein im Ort bzw. in der nächstgelegenen Stadt betrifft, so ist die Adresse der örtlichen Tourismusinformation bzw. des Verkehrsbüros hilfreich.

Außerdem eine Stadtkarte mit Parkmöglichkeiten, Informationen zu öffentlichen Verkehrsmitteln (inkl.Fahrpläne), der Kontakt zu einem Mietwagenverleih oder eine Taxi-Rufnummer.

Alle Details und viele weitere Anregungen finden Sie in unserer kostenlosen Vorlage mit Checkliste für die perfekte Gästemappe für Ihre Ferienwohnung.

#3. Aktivitäten  – Ihre Top 10!

Nur auf der Terrasse oder im Garten zu faulenzen wird auf Dauer auch langweilig, und die meisten Gäste wollen im Urlaub auch etwas von der Umgebung sehen. 

Stellen Sie dem Urlauber Ihre Region in kurzen Worten vor. Erzählen Sie, was sie ausmacht und von anderen unterscheidet, auch ein geschichtlicher Hintergrund Ihrer Region ist nett.

Verraten Sie Ihrem Gast besonders schöne Ausflugsziele, Sehenswürdigkeiten und besondere Attraktionen die er nicht verpassen sollte. 

Da viele Gäste mit dem Auto anreisen und daher mobil sind, können gerne auch weiter entfernte Ausflugsziele angeführt werden,  wenn diese besonders sehenswert sind.

Aber: Denken Sie beim Erstellen der Gästemappe bitte daran, diese nicht mit Tipps zu überlagern, denn das überfordert den Gast, und er kann in wenigen Tagen bzw. Wochen ohnehin nicht mehr als eine Handvoll Ausflüge machen! Wie Sie eine Gästemappe übersichtlich gestalten, erfahren Sie hier: Gästemappe erstellen. Vorlage & Checkliste Infomappe für Ihre Ferienwohnung.

Am besten Sie verraten ihm Ihre persönlichen Top 10. Sportlicher und kultureller Art.

Denken Sie auch daran, Ihre Ausflugstipps an Ihre Zielgruppe anzupassen.

Also, für Urlauber mit Hund sollte die Mappe auch hundespezifische Infos enthalten. Etwa –

• Welche Ausflugsmöglichkeiten mit Hund gibt es?
• Wo kann man mit dem Hund baden?
• Wo kann man Hundefutter einkaufen?
• Wo ist der nächste Tierarzt?

Legen Sie auch den einen oder anderen Flyer, Prospekt oder Wanderkarte bei, und nennen Sie ebenso Verleihstationen für Fahrräder, Skier etc. Aber auch hier gilt: Nur nicht zu viel!

UNSER TIPP:

Aktuelle Veranstaltungen kommen am besten auf ein eigenes Blatt, so können sie regelmäßig ausgetauscht werden.

#4. Notfall & Hilfe

Stellen Sie Ihrem Gast eine kurze Liste für den Notfall zusammen.

Das verschafft ihm Sicherheit, und er kann im Fall der Fälle schnell handeln.

Mit in die Infomappe für Ihre Ferienwohnung gehören auf jeden Fall die Nummern von Polizei, Krankenhaus, Notarzt, Zahnarzt, Kinderarzt, Tierarzt und Feuerwehr.

Notieren Sie aber auch Ihre persönliche Telefon- oder Handynummer für dringende Fälle.

UNSER TIPP:

Treffen Sie für sich die Entscheidung, wie intensiv Sie den Kontakt mit den Gästen wünschen. Ob man Sie nur in Notfällen (auch wenn etwas im Haus nicht funktioniert), oder auch darüber hinaus kontaktieren darf. Sicher ist jedoch: Je hilfreicher die Infomappe umso weniger Fragen werden auftreten!

#5. Mit Extras punkten

Machen Sie Ihre Gästemappe einzigartig und damit auch das Urlaubserlebnis zu etwas ganz Besonderem. Damit heben Sie sich von der Masse ab und bleiben in Erinnerung. Siehe dazu unseren Beitrag Tipps ums sich als Gastgeber zu unterscheiden.

Lassen Sie dabei Ihre Kreativität spielen, z.B. –

Ein besonderes Rezept aus der Region, das in der Ferienwohnung leicht nachzukochen ist. Stellen Sie z.B. die Hauptzutat (oder eine typische Zutat wie ein Gewürz) dafür bereit.

Geheimtipps. Etwa, an welchem Stand es am Wochenmarkt den besten Käse gibt oder welches Cafè ein besonderes Frühstück anbietet. Auch Ausflugs-Insidertipps sind toll, zum Beispiel ein besonders schöner versteckter Strand.

Tipps speziell für Ihre Zielgruppe, zum Beispiel Urlauber mit  Hund. Etwa der Kontakt zu einem verlässlichen Hundesitter oder außergewöhnliche Erlebnisse wie Weinproben, Kochevents, Wellness- Angebote etc.

Auch ein Gästebuch, in das die Urlauber ein paar nette Zeilen hineinschreiben können, sind eine schöne Idee. Oder bereiten Sie ein paar schöne Postkarten aus der Region vor, die der Urlauber für seine Urlaubspost oder als Andenken benutzen kann.

Einen Bewertungsbogen direkt in der Gästemappe beizulegen bietet dem Gast die Möglichkeit, vor seiner Abreise sein Feedback zu geben. – Und Ihnen, Ihr Angebot zu verbessern bzw. auszubauen.

UNSER TIPP:

Noch mehr Anregungen für das Erstellen der perfekten Gästemappe für Ferienwohnung & Co finden Sie übersichtlich in unserer kostenlosen Vorlage & Checkliste Infomappe Ferienwohnung!

Hier noch ein paar abschließende Tipps für Ihre Gästemappe. Ganz wichtig sind –

• Aktualität:  Gibt es kaputte oder zerlesene Seiten?  Fehlen Broschüren, weil der Gast sie hinaus genommen und nicht wieder hineingelegt hat? Kontrollieren, ersetzen und ergänzen Sie regelmäßig alle Inhalte!
• Attraktivität & Sauberkeit: Betrachten Sie Ihre Mappe ebenso kritisch wie Ihre Ferienwohnung und “renovieren” sie sie regelmäßig. Achten Sie immer auf einen guten Zustand der Mappe und tauschen Sie nicht nur die Inhalte aus, sondern auch den Ordner selbst, wenn er in die “Jahre” gekommen ist.
• Vollständigkeit: Je hilfreicher und erfreulicher die Infomappe für Ferienwohnung & Co für Ihren Gast ist umso weniger Fragen werden auftreten und umso gelungener der Urlaub sein!